プライバシーポリシー

コタエル信託株式会社（以下、「当社」といいます）は、個人情報の保護に関する法律（以下、「個人情報保護法」といいます）及びこのプライバシーポリシーに則り、お客様の個人情報を厳格に管理いたします。

当社の住所：〒100-6390　東京都千代田区丸の内二丁目4番1号　丸の内ビルディング
当社の代表者：下森章

1. 法令の遵守

   当社は、お客様の個人情報の取扱いにつきまして、個人情報保護法その他関係法令等を遵守いたします。

2. 個人情報の取得方法

   当社は、通常のお手続でお客様の個人情報を取得する以外に、以下のような方法により、個人情報を取得する場合があります。

   • 商品やサービスの申込書等、お客様にご記入・ご提出頂いた書類により個人情報の提供を受ける場合
   • 市販の書籍に記載された情報や、新聞やインターネットで公表された情報を利用する場合
   • 当社グループの他の業務において、それらに関連する会社等から個人情報が提供される場合

3. 個人情報の利用目的

   当社は、取得したお客様の個人情報について利用目的を特定するとともに、その定める利用目的の達成に必要な範囲内で利用し、その他の目的には利用いたしません。当社の個人情報の利用目的は、当社ホームページに掲載して、又は書面等で通知してお知らせいたします。

4. 個人データの第三者提供

   当社は、法令により許容される場合を除き、お客様からあらかじめ同意を得ない限り、お客様の個人データの第三者提供を行いません。
   また、個人番号をその内容に含む特定個人情報については、お客様の同意の有無を問わず、法令により許容される場合を除き第三者提供を行いません。

5. 個人データ内容の正確性の確保

   当社は、お客様の個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めます。

6. 開示等のご請求手続

   個人情報保護法に基づき、当社が保有する個人データの開示・訂正・利用停止を求める場合の手続は以下のとおりです。

   １）開示等の請求のできる方
   ①お客様ご本人
   ②お客様が未成年者または成年被後見人の場合はお客様の法定代理人
   ③お客様ご本人が開示等の請求を委任した代理人

   ２）開示等の請求の手続
   郵送による手続を原則といたします。
   次の必要書類を当社法務部までご送付ください。
   【開示等の請求に必要な書類】
   当社所定の開示等申込書
   ご本人確認書類（運転免許証、パスポート等）
   代理人資格証明書類（代理人の方が依頼される場合）

   ３）開示等に要する手数料
   ご請求１回毎に当社所定の手数料をご負担いただきます。

7. プライバシーポリシーの継続的改善

   当社は、お客様の個人情報の取扱いを適正に行うため、このプライバシーポリシーの見直しを適宜行い、継続的な改善に努めてまいります。このプライバシーポリシーについて、重要な変更がある場合には、下記当社ホームページにてお知らせいたします。

   当社ホームページ： https://kotaeru-trust.co.jp/

8. 個人情報の取扱いに関するお問合せ、苦情等ご相談窓口

   当社の個人情報のお取り扱いにつきまして、お問合せ、苦情、ご相談がおありの場合、お客様の営業担当者までご連絡頂きますようお願い申し上げます。また、当社は「一般社団法人信託協会」に加盟しております。同団体は、「個人情報保護法」に定める認定個人情報保護団体として、加盟会社の個人情報の取扱いについての苦情・相談を受付けております。

   一般社団法人信託協会（信託相談所）： https://www.shintaku-kyokai.or.jp/
   【苦情・相談窓口】
   電話：0120-817335（フリーダイヤル）

個人情報の利用目的について

当社は、お客様の個人情報を下記の業務内容および利用目的の達成に必要な範囲において取扱うこととし、その範囲を超えての取扱いはいたしません。また、当社は業務の一部を外部委託する場合があります。その際にも、当社のプライバシーポリシー等を踏まえ、適切な安全管理措置を講じ、委託先を適切に監督いたします。

• 業務内容

  • 信託業務
  • その他、当社が法令等により営むことができる業務およびこれらに付随する業務（今後取扱いが認められる業務を含みます）
  • 外部委託する業務：法律上および会計上等の専門的な助言を提供する業務、情報システムの保守・運用に関する業務等

• 利用目的

  当社の各種商品やサービス等に関し、下記の目的で利用致します。

  • 各種信託商品やサービス等の申込の受付のため
  • 法令等に基づくご本人様の確認等や、信託商品やサービス等をご利用いただく資格等の確認のため
  • 信託取引における期日管理等、継続的なお取引における管理のため
  • 金融商品、信託商品やサービス等の提供にかかる妥当性（適合性）の判断のため
  • お客様との契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行のため
  • お客様への報告、打ち合わせ、慶弔の挨拶などの儀礼のため
  • 市場調査やデータ分析等による金融商品、信託商品やサービス等の研究や開発のため
  • 金融商品、信託商品やサービス等に関する各種ご提案やご案内のため
  • 当社および提携会社の商品やサービス等の各種ご提案やご案内のため
  • 各種お取引の解約やお取引解約後の事後管理のため
  • 各種リスクの把握および管理のため、その他お客さまとのお取引・ご契約（信託契約等を含む）を適切かつ円滑に履行するため

なお、お客様からご要望があった場合、当社はお客様の個人情報の利用を停止させて頂きます。

安全管理措置について

当社は、お客様の個人情報を適切に管理するため、安全管理措置を講じます。主な内容な以下のとおりです。

• プライバシーポリシーの策定

  • 個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について本プライバシーポリシーを策定しています。

• 個人データの取扱に係る規律の整備

  • 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、管理責任者・管理者及びその任務等について内部規程を策定しています。

• 組織的な安全管理措置

  • 個人データの取扱いに関する管理責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の管理責任者への報告連絡体制を整備しています。
  • 個人データの取扱状況について、定期的に自主点検又は監査部による監査を実施しています。

• 人的安全管理措置

  • 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
  • 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

• 物理的安全管理措置

  • 個人データを取り扱う区域において、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
  • 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。

• 技術的安全管理措置

  • 技術的安全アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
  • 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

以上